AI가 인쇄용 문서·양식을 만들어 줘요 — 공지문·신청서가 진짜 파일로

2부의 마지막이에요. 숫자·영수증·요약·보고를 도구로 만들었으니, 이번엔 사무직 잔업무 끝판왕 — 공지문과 양식.

"휴무 안내 한 장만." "경조사비 신청서 양식 좀." "주차 안내문 다시." 큰일은 아닌데 자꾸 끼어들어 흐름을 끊는 부탁들이죠. 매번 예전 파일 찾아 열고 날짜만 바꾸다 오타 내기 십상이고요.

오늘의 "몰랐지?"는 이거예요. AI가 만든 공지가 화면에 글자로만 뜨는 게 아니라, 바로 인쇄하거나 붙일 수 있는 문서 파일로 나와요. 채워 쓰는 양식까지요.

문서 파일로 뽑아보세요

claude.ai에 이렇게 부탁하세요.

"사내 휴무 안내 공지문을 만들어줘. 제목·대상·날짜·내용을 칸에 넣으면 정중한 공지로 완성되고, 바로 인쇄할 수 있게 A4 문서(PDF)로 내려받는 버튼도 넣어줘. 맨 위엔 회사명 자리, 맨 아래엔 '총무팀 드림'."

칸을 채우면 격식 갖춘 공지가 A4 한 장으로 나오고, 버튼을 누르면 인쇄용 파일이 받아져요. "경조사비 신청서 양식으로, 직원이 손으로 채우는 빈칸까지" 하면 채워 쓰는 양식 문서도 만들어줘요. 게시판에 붙이거나 메일에 첨부하면 끝이에요.

이게 왜 다르냐면

"공지문 써줘"는 채팅으로도 나와요. 그런데 그건 다시 워드에 옮겨 모양을 잡아야 하잖아요. 문서 파일로 바로 뽑힌다는 걸 알면 그 과정이 통째로 없어져요. 앞 장들에서 본 "AI가 파일을 만든다"가, 공지·양식에서도 그대로 통하는 거예요.

이 장에서 꼭 챙길 판단 하나

공지·양식엔 이 판단이 필요해요.

AI의 '일반적인' 형식을 그대로 쓰지 말고, 우리 회사 형식에 맞춰요.

AI는 세상 평균의 공지문을 만들어줘요. 틀리진 않지만 우리 회사 말투도, 늘 쓰던 양식도 아니에요. 남의 옷 같죠. 공지·양식은 회사 얼굴로 나가는 글이라, "무난한 것"보다 "우리답게 익숙한 것"이 더 중요해요.

그래서 완성본을 그대로 붙이지 말고 두 가지를 봐요 — 우리가 늘 쓰던 형식·순서인가, 우리 회사 말투인가. 어색하면 9장에서처럼 예전 공지 하나를 예시로 주며 "이렇게 맞춰줘" 하면 돼요. 한 번 우리 형식으로 길들여두면, 다음부턴 칸만 채우면 되고요.

틀 만드는 노동은 AI가, '우리다움'의 판단은 내가 합니다.

오늘 딱 하나

최근에 만든 공지문이나 양식 하나를 떠올려, 위 부탁으로 도구를 만들어보세요. 나온 파일을 예전에 쓰던 것과 나란히 놓고 비교해보세요. 다른 데가 보이면 그 예전 파일을 예시로 주며 "이렇게 맞춰줘" 하면 끝이에요.

여기까지가 2부 — 업무를 도구로 만들기예요. 메일부터 공지까지, 반복되던 일을 하나씩 나만의 도구로 바꿨어요. 다음 3부에선 만들다 막혔을 때 대처하는 법, 만든 걸 팀에 공유하는 법, 그리고 더 큰 걸 만들고 싶어질 때의 다음 걸음을 다룰게요.